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資料の体裁になぜこだわるか

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いろいろとありましたが、ぼちぼちと再浮上しようかと。

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Twitterでみかけた体裁についての金言

投稿自体は少し古いですが、Twitterでこんなやりとりが流れてきました。

コンサルワークをしていると、仕事=資料作成。仕事の質=Outputの質になる。

自分自身体裁の不備で資料のレビュー会が手厳しいものになった経験も何度もあるし、現に部下が作成した資料の体裁が整っていないと、資料の指摘の沸点がぐっと下がる。

今回は「なぜ資料の体裁にこだわるか」掘り下げてみたいなと。

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いわゆる資料の体裁とは

ドキュメントの体裁は職場やクライアントによってお作法はさまざまだし、読み手の好みも多い。

ただ、ドキュメント内での整合性が取れていなかったり、(ローカルルール以前の)当たり前のお作法が守れていないと、内部レビューで紛糾する。

紛糾しがちな体裁例の一例として、例えば…

Excel…印刷設定がされてない、シートのズーム倍率がバラバラ

PowerPoint…オブジェクトの間隔が合っていない、改行スペースでの文字位置揃え

Word…インデントや改行が揃っていない、改行が見づらい

文章表現…こそあど言葉、「の」繰り返し、部署名・役職名を略称で記載している、資料内での表記ゆれ(サーバorサーバー)

 

といった具合だろうか。(もっとたくさんあるので、後日別記事で。)

 

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体裁レベルのミスがあると…

引用元のツイートで「本質を注視するためのノイズをカットする」とあったが、実際資料の読み手としてレビューをした際に、体裁レベルのミスがあると、ミスが気になってしまい、資料の中身がほぼ入ってこなくなる。

ゴッホ展で展示されていた絵が曲がっていた、校長先生のスピーチでチャックが開いていたかのごとく。

体裁レベルの不備が散見された結果、資料のレビュー会が紛糾し、コンテンツの指摘どころではなくなる。

また、読み手の「新入社員でもできるこんな体裁レベルミスしているのかよ」スイッチを入れてしまい、肝心の資料の中身についても、辛辣な指摘になりがちである。

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体裁レベルの不備を防ぐには

とは言っても慣れるまでは体裁レベルの不備は絶対に出る。ただ防ぐ方法はいくつもある。

  • きれいな資料をよく読む
  • レビュー会の前に確実なセルフチェックを行う
  • 自分のミスしやすい箇所はチェックシートを作る
  • インデントが揃っていない、オブジェクトがずれている等の体裁の不備を気持ち悪いと思えるようになる(←一番大事)

結局のところ、きれいな資料をたくさんインプットして、自分の完成度の低い資料を見たときに気持ち悪いと思えるかどうかが、体裁レベルのミスをなくし、レビュー会での紛糾を防ぐのかなと。

(あんまりまとまってないけどこのへんで…)

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